就業規則はなぜ必要？企業型DCや助成金の手続きから見えてくる中小企業の労務管理

こんにちは。
YUTOLI社会保険労務士・FP事務所の吉元です。

中小企業の経営者から、「従業員が10人未満なので、就業規則は作っていません」という話を聞くことがあります。

確かに、常時10人未満の事業場には、労働基準法上の就業規則の作成・届出義務はありません。

しかし、就業規則がないことと、労務管理上の問題がないことは別です。

私は、企業型確定拠出年金（企業型DC）の導入支援や助成金の申請相談などを通じて、就業規則や賃金規程、労働条件通知書などの整備状況を確認する機会があります。そこで見えてくるのは、書類が不足していることだけでなく、書類の内容と実際の運用が一致していないという問題です。

1．企業型DCや助成金の手続きで見えてくる労務管理の課題

企業型DCの導入や助成金の申請では、会社の制度や労働条件を確認する場面があります。

その際、次のような問題が見つかることがあります。

- 就業規則や賃金規程が整備されていない
- 労働条件通知書の内容が古い
- 就業規則に記載された勤務制度と、実際の勤務シフトが異なる
- 賃金規程と実際の給与計算の方法が一致していない
- 制度を変更したものの、関連する規程や書類が更新されていない

書類がそろっていれば、それで十分というわけではありません。規程に書かれた内容と、実際の労働条件や会社の運用が食い違っていれば、従業員との認識の違いや、行政機関への対応で問題が生じることがあります。

企業型DCや助成金の手続きを進めることは、自社の労務管理を見直す機会にもなります。

2．従業員10人未満でも、就業規則を整備する意味がある

労働基準法では、常時10人以上の労働者を使用する事業場に、就業規則の作成・届出義務があります。

一方、10人未満の事業場には、この法定義務はありません。

ただし、従業員数にかかわらず、労働条件や社内ルールを明確にしておくことには意味があります。

例えば、次のような事項です。

- 始業・終業時刻、休憩、休日
- 賃金の計算方法や支払方法
- 休暇や休職の取扱い
- 退職に関するルール
- 懲戒や服務規律

これらが曖昧なままでは、会社と従業員の認識が食い違ったときに、判断の根拠が不明確になります。

私は、就業規則について、次のように説明しています。

「10人未満だから作成義務がないというだけで、就業規則が必要ないということではありません。届出義務がない場合でも、従業員数にかかわらず、問題が発生した際のリスクを抑えるために、社内ルールを整備しておくことが大切です」

就業規則は、作成して保管するだけの書類ではありません。会社と従業員が共通のルールを確認できる状態にしておくことが重要です。

3．就業規則は、作成後の見直しが大切

就業規則を作成していても、長年見直していなければ、現在の法令や会社の実態に合わなくなっている可能性があります。

特に、次の3点を確認しておきたいところです。

① 法改正に対応しているか

労働関係の法令や制度は改正されます。

例えば、2026年10月1日から、パートタイム・有期雇用労働者を雇い入れる際の労働条件明示事項が追加されました。通常の労働者との待遇差について、その内容や理由などの説明を事業主に求めることができる旨を、労働条件の明示事項に加える必要があります。

また、同一労働同一賃金ガイドラインも改正され、賞与、各種手当、福利厚生などの待遇差に関する考え方が見直されています。

そのため、労働条件通知書などの様式を更新するだけでなく、正社員とパートタイム・有期雇用労働者との待遇差について、内容や理由を説明できる状態になっているかも点検しましょう。

② 書類同士の内容が一致しているか

就業規則、賃金規程、労働条件通知書などは、それぞれ独立した書類ではありません。

例えば、賃金規程を変更したのに、労働条件通知書の記載が古いままでは、従業員に伝えている条件と社内ルールが食い違う可能性があります。

制度を変更したときは、関連する規程や書類も併せて確認することが大切です。

③ 実際の運用と一致しているか

就業規則にシフト勤務を定めていても、実際の勤務が規程の内容と異なっていれば、問題につながることがあります。

賃金規程に記載した手当の支給条件と、実際の給与計算が一致しているかも確認したい点です。

書類を整えるだけでなく、現場でどのように運用されているかを確認することが、労務管理の見直しにつながります。

4．就業規則だけでなく、関連する規程も確認する

会社の制度によっては、就業規則本体に加えて、関連する規程の整備も必要です。

例えば、次のようなものがあります。

- 賃金規程
- 育児・介護休業規程
- 退職金規程
- 企業型DCに関する規程や規約に関連する社内書類

企業型DCを導入する場合は、会社が採用する制度設計に応じて、就業規則や賃金規程との整合性を確認する必要があります。

助成金についても、制度の要件に合った規程や書類が整っているか、実際の運用が申請内容と一致しているかが重要になります。

制度を導入することだけを考えるのではなく、会社全体の労務管理とのつながりを確認しましょう。

5．自社の労務管理を点検する5つのポイント

まずは、次の項目を確認してみてください。

- 就業規則や関連規程を整備しているか
- 法改正に合わせて書類を見直しているか
- 労働条件通知書の内容が現在の労働条件と一致しているか
- 就業規則や賃金規程と、実際の運用が一致しているか
- 企業型DCや助成金などの制度導入時に、関連する規程や書類を確認しているか

気になる項目があれば、書類の確認だけでなく、実際の運用も併せて点検することをおすすめします。

まとめ

就業規則は、作成や届出そのものが目的ではありません。

会社のルールを明確にし、従業員との認識の違いを減らすとともに、労務管理上のリスクを抑えるための基盤です。

企業型DCの導入や助成金の申請をきっかけに、自社の就業規則、賃金規程、労働条件通知書などを見直してみてはいかがでしょうか。

書類を整えることと、実際の運用を整えること。その両方が、中小企業の労務管理には欠かせません。